SOP Penggunaan AI Thiqla
SOP dalam penggunaan AI bagi seluruh karyawan
Silakan klik salah satu button di atas untuk mengakses informasi yang dibutuhkan ^-^ !
Tujuan
- Memaksimalkan alur kerja dengan intervensi AI.
- Memastikan intervensi AI dapat tetap melindungi data rahasia perusahaan, klien, dan karyawan.
Peran & Ruang Lingkup
Ruang Lingkup
Berlaku untuk
- Seluruh karyawan Thiqla, semua divisi.
- Semua tools AI generatif (Claude, Gemini, ChatGPT, dll.).
- Output internal maupun eksternal (dokumen, email, konten, data, presentasi).
Tidak termasuk
- Pengadaan / langganan tools AI baru.
- Pengembangan sistem AI internal.
Peran & Tanggung Jawab
| Peran | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Karyawan (Pengguna AI) | Menggunakan AI dengan penuh tanggung jawab atas data yang dimasukkan ke AI dan data yang dihasilkan oleh AI. Karyawan wajib untuk memilah tugas, menjaga privasi, dan memvalidasi hasil akhir sebelum dipublikasina. Jika bingung, karyawan dapat mengajukan request prompt kepada AI Enablement Specialist. |
| Atasan / Head Divisi | Membantu validasi data yang dihasilkan oleh pekerjaan karyawan dengan campur tangan AI. |
| AI Enablement Specialist | Pemilik SOP. Menjalankan SOP Request Prompt (brainstorming, uji coba, fiksasi alur bersama pemohon), memberi pelatihan & template prompt, menjalankan audit mingguan (Jumat), menangani laporan insiden data. |
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pilih Standar Operasional Prosedur yang ingin Anda baca:
SOP Penggunaan AI
Ikuti 8 step berikut secara berurutan. Tekan “Lanjut” untuk membuka step berikutnya.
Pilah tugas
Tentukan kategori tugas sebelum membuka AI:
Pastikan Anda memahami batasan privasi AI
Termasuk cara menonaktifkan pelatihan AI dan data apa saja yang wajib disamarkan.
Baca lengkapnya di siniTulis prompt dengan metode RACI
Isi 4 bagian berikut:
Lihat prompt formula yang sudah dirancang untuk Anda
Lihat di siniKirim prompt & baca hasilnya
Kirim prompt ke Gemini / Claude / ChatGPT, lalu baca seluruh hasilnya sebelum dipakai.
Validasi acak data
Cocokkan minimal 3 data (angka / data) dari hasil AI dengan data yang dimiliki.
Ada 1 data salah → cek semua hasil AI dan perbaiki.Validasi atasan
Atasan mereview hasil min. 1x: bahasa, tone, dan data sesuai branding Thiqla.
Lengkapi data dari AI dengan data yang dimiliki
Jika sebelumnya nama/data disensor (mis. [NAMA], [ANGKA]), masukkan kembali nama dan data aslinya sehingga dokumen siap dipakai.
Ajukan request prompt bila dibutuhkan
Jika belum ada prompt atau template yang sesuai, ajukan request ke AI Enablement Specialist.
SOP Request Prompt
Alur pengajuan prompt baru ke AI Enablement Specialist. Tekan “Lanjut” untuk membuka step berikutnya.
Ajukan request
Request bisa dilakukan di:
Website AI ThiqlaBrainstorming request
Request di-brainstorming oleh AI Enablement Specialist. Durasi tergantung tingkat kesulitan dan prioritas.
Maksimal 1 mingguDiskusi pemecahan masalah (jika diperlukan)
Jika ada hal yang belum jelas terkait masalah, AI Enablement Specialist akan mengajukan diskusi dengan pemohon untuk pemecahan masalah.
Re-brainstorming
Brainstorming ulang dengan data yang sebelumnya dimiliki.
Uji coba internal
Prompt diuji coba sebelum diserahkan ke pemohon:
Uji coba bersama & fiksasi alur
Uji coba bersama pemohon, lalu fiksasi alur penggunaan prompt bersama pemohon.
Risiko Utama
| Risiko | Dampak | Pencegahan |
|---|---|---|
| Kebocoran data rahasia | Pelanggaran privasi, hilang kepercayaan klien, risiko hukum. | Pahami batasan privasi AI, nonaktifkan pelatihan AI, dan samarkan data rahasia sebelum dimasukkan ke AI. (SOP Penggunaan AI, step 2) |
| Data AI salah (halusinasi) | Keputusan / laporan keliru. | Baca seluruh hasil AI dan cocokkan minimal 3 data dengan data yang dimiliki. (SOP Penggunaan AI, step 4 & 5) |
| Tone tidak sesuai brand | Citra Thiqla tidak konsisten. | Review pribadi, kemudian atasan dapat membantu review Bahasa, tone, dan data sesuai branding Thiqla.(SOP Penggunaan AI, step 6) |
| AI dipakai untuk tugas yang salah | Keputusan sensitif tanpa empati/penilaian manusia. | Pilah kategori tugas sebelum membuka AI; tugas “Human only” dikerjakan manual. (SOP Penggunaan AI, step 1) |
| Terlalu bergantung pada AI | Kualitas turun, skill tim melemah. | Jangan serahkan semua ke AI, pilih dan tentukan mana yang dapat kolaborasi dengan AI. Kemudian, verifikasi data dan cara berpikir AI. (SOP Penggunaan AI, step 1) |
Titik Kontrol & SLA
| Titik Kontrol | Cek | Oleh |
|---|---|---|
| Sebelum buka AI | Kategori tugas sudah dipilah, privasi akun aman, data sudah disensor. | Karyawan |
| Sebelum output dipakai | Validasi acak lolos; bahasa, tone, data sesuai branding. | Karyawan Atasan |
| Mingguan (Jumat) | Sampel penggunaan AI per divisi, temuan & perbaikan. | AI Enablement |